RPAを活用した調達部門と受注部門の効率化支援事例
クライアント
事務用品 大手BtoB通販会社
RPAソフトウェア
| ipaS |
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課題・要望
RPAを用いて調達部門と受注部門の担当者作業負荷を低減するため業務を効率化したいというご要望があった。
また、今後RPAによる業務効率化を他業務へ適用拡大するプロセスを自律的に回せるよう内製化したいというご要望があった。
導入成果
業務効率化のためのトライアル導入のみで約130h/月の稼働時間削減を実現
RPA適用のプロセスが内製化されたことで現場主導で他部門へ展開
対応内容
本PJでは並行して2つのアプローチでご要望の実現を推進。
１．RPA適用による業務効率化
- ■ 自動化対象業務の整理
- ■ RPAスクリプト作成・テスト
- ■ 運用・効果測定
２．RPAプロセスの内製化
- ■ 適用業務選定の要件整理
- ■ スクリプト作成／運用方法の研修
- ■ 内製化されたプロセスの運用
１．RPA適用による業務効率化
定型化されている業務について、弊社コンサルタントにてRPAによる業務効率化を推進。
調達・受注の各部門で対象となる業務を整理し、RPAによる自動化適用作業範囲を設定。
適用対象の作業についてRPAスクリプト作成/検証の上、本番運用に乗せて効果検証を実施。
・データ集計業務（調達部門）
商品管理システムから定期的に商品在庫・仕入遅延・倉庫搬入予定等の情報を抽出し、Excelで集計・加工を行い、メールにて関連部署へ連携する業務
RPA適用前
RPA適用後：RPAで自動化
・受注停止業務(受注部門)
電話・FAXから受けた注文で在庫減少があるかを定期的に商品管理システムを確認。在庫不足により販売不可となった商品が有った場合、ECサイト上で受注しないよう手動でEC管理画面から当該商品の受注停止する業務
RPA適用前
RPA適用後：RPAで自動化
２．RPA適用プロセスの内製化
自律的にRPA適用を他業務にも拡大し、業務効率化を推進するためRPA適用プロセスの内製化をサポート。
お客様自身で他業務へ適用や改善を実施して頂くため、基本的なRPA適用プロセスの内容や進め方や知識・スキルの研修を実施。
また、初回対応分については、スクリプト等のレビューを実施。
| RPA適用 プロセス |
 RPA対象業務と適用する作業範囲を選定し、業務をRPA適用を前提に再設計する。
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 RPA適用の作業内容に応じたスクリプトを作成・検証する。
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 作成したスクリプトを本番運用に適用し、エラー発生時の復帰・改善を行い、最終的な効果を検証する。
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| 弊社 サポート内容 |
●RPA適用業務を選定する上での要件リストの作成
項目例）  利用システム 利用者数 可変作業の範囲 ルーティン化 ●RPAを踏まえた作業手順の設計方法の研修  業務・作業手順の再整理と設計方法の研修 |
●RPAスクリプト作成方法の研修
RPAスクリプトをお客様にて実装して頂くために必要なスキル、知識の研修●検証手順の研修
作成したスクリプトを本番適用する前に十分な検証をするためのスキル、知識の研修●基本的なシステム知識の研修
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●運用上の留意点の研修
エラーチェックルール等の運用上予め検討しておくべき事項の研修 |
