RPAを活用した調達部門と受注部門の効率化支援事例

クライアント

事務用品 大手BtoB通販会社

課題・要望

RPAを用いて調達部門と受注部門の担当者作業負荷を低減するため業務を効率化したいというご要望があった。
また、今後RPAによる業務効率化を他業務へ適用拡大するプロセスを自律的に回せるよう内製化したいというご要望があった。

対応内容

本PJでは並行して2つのアプローチでご要望の実現を推進。

①RPA適用による業務効率化

定型化されている業務について、弊社コンサルタントにてRPAによる業務効率化を推進。
調達・受注の各部門で対象となる業務を整理し、RPAによる自動化適用作業範囲を設定。
適用対象の作業についてRPAスクリプト作成/検証の上、本番運用に乗せて効果検証を実施。

・データ集計業務(調達部門)

商品管理システムから定期的に商品在庫・仕入遅延・倉庫搬入予定等の情報を抽出し、Excelで集計・加工を行い、メールにて関連部署へ連携する業務

・受注停止業務(受注部門)

電話・FAXから受けた注文で在庫減少があるかを定期的に商品管理システムを確認。在庫不足により販売不可となった商品が有った場合、ECサイト上で受注しないよう手動でEC管理画面から当該商品の受注停止する業務

RPA適用プロセスの内製化

自律的にRPA適用を他業務にも拡大し、業務効率化を推進するためRPA適用プロセスの内製化をサポート。
お客様自身で他業務へ適用や改善を実施して頂くため、基本的なRPA適用プロセスの内容や進め方や知識・スキルの研修を実施。
また、初回対応分については、スクリプト等のレビューを実施。

導入成果

業務効率化のためのトライアル導入のみで約130h/月の稼働時間削減を実現

RPA適用のプロセスが内製化されたことで現場主導で他部門へ展開